Логистика и снабжение: заявки, статусы поставок и сверка с поставщиками — без ручного контроля

Агент присылает список: столько-то в пути, столько-то отгружено, и отдельно три поставки, по которым нет движения дольше недели.

Агент заносит заявку в реестр, проверяет, нет ли уже заказа по этой позиции, и показывает, что по одной из них заявка уже висит с прошлой недели.

Агент готовит письмо со ссылкой на номер заказа и согласованный срок и показывает его вам перед отправкой.

Агент сопоставляет приходные документы с заказом и присылает две позиции с недовозом и одну с пересортом.

Агент делает привязку сквозной: срок, счёт, запрос цены, смена статуса — каждая запись уходит в реестр с номером заявки. Если номер в сообщении не назван, агент сам находит заявку по поставщику и позиции и просит подтвердить, что это она; если подходящей заявки нет — сначала заводит её, а потом записывает остальное. Тот же номер он проставляет и в карточке в вашей программе, поэтому поставку можно поднять целиком одним запросом.

Агент предлагает разделить чат на две части. Закреплённые сверху разделы одинаковые у всех — заявки, сроки и напоминания, сверка прихода, сводка по своим поставкам, — и именно поэтому сводка по отделу собирается сама: все пишут в одном формате. Остальные разделы сотрудник заводит и удаляет сам под свои задачи, и на общие цифры они не влияют.

Агент задаёт пять уточняющих вопросов, получает «делай» — и не ждёт: выпускает регламент, а в местах, где ответа нет, ставит свои значения и помечает их прямо в тексте как предварительные, отдельным списком в конце. Работать по документу можно с того же дня, а помеченные места правятся пакетом — одним сообщением на все сразу.

Агент проходит документ целиком, а не то место, откуда пришла правка: меняет обозначение в тексте, в таблицах и в подписях под ними, а новое общее правило выносит отдельным блоком в начало, чтобы оно не читалось как примечание к одному пункту. Новую версию присылает с номером, а рядом пишет абзацем, что изменилось; предыдущую удаляет из переписки только после вашего подтверждения.

Агент поднимает закрытую запись целиком: что тогда заказывали, как шла переписка по датам и какая причина записана при закрытии — цитатой, а не пересказом. И отдельно показывает, на чём эта причина держалась: дело было в минимальной партии, а не в цене и не в качестве, — а партии, которыми вы берёте сейчас, стали больше. Возвращаться к этому поставщику или нет, решаете вы: агент поднимает факты, переговоры ведёт человек.

Агент собирает карточку по старой записи и сразу говорит, откуда её взял: запись заведена раньше, чем у вас появилась сквозная нумерация, поэтому своего номера у неё нет — и вместо правдоподобного номера агент называет систему, из которой читал. Пустые места он тоже не заглаживает: пишет не «данных мало», а какие именно поля в записи не заполнены.

Агент не начинает с чистого листа. Такой свод у вас уже выпускался — он находит его, называет версию и дату, присылает сам файл и коротко пишет, что внутри. Если чего-то не хватает, скажите чего — выйдет следующая версия того же документа. Второго похожего файла с другими формулировками не появляется, и не придётся выяснять, какой из двух действующий.

Агент отвечает двумя частями и не смешивает их. Сначала то, что записано: даты, позиции, суммы, формулировка при закрытии. Потом — отдельно и с прямой пометкой, что это уже его чтение, а не строка из карточки: на чём, по его мнению, всё встало и чего в записи не хватает, чтобы это проверить.