Битрикс24 без интегратора

Разбираемся: заявки падали в общую ленту без ответственного. Настраиваем распределение по менеджерам и контроль: не взял заявку за 15 минут — узнаёт руководитель.

Теперь менеджер нажимает одну кнопку в сделке — договор с реквизитами клиента готов и уходит на согласование. Раньше — 40 минут копирования в Word.

AI-агент присылает список зависших сделок с суммами и причинами, а менеджерам — вежливые напоминания в их чаты.

Агент берёт из портала то, что там есть: звонки, встречи, отправленные предложения, сделки по стадиям. Отдельно называет то, чего в портале физически нет, — например, себестоимость, без которой не посчитать прибыль: либо цифру вводят руками, либо заводим поле в карточке сделки, и дальше агент считает сам. План раскладывается на три уровня — на месяц, на неделю и на сегодня, — чтобы в середине месяца отчёт не выглядел проваленным.

Из одних и тех же данных агент собирает комплект: общий отчёт по отделу и персональный на каждого сотрудника — та же вёрстка, но только его план и его факт, без чужих показателей и без строки «отдел». Сравнить себя с коллегами по такому листу нельзя. Дальше каждый файл уходит своему адресату в его чат по расписанию.

Агент не просто вычёркивает строку, а пересчитывает знаменатели: план отдела теперь делится на троих, а не на четверых, иначе проценты выполнения завысились бы на ровном месте. И подписывает под таблицей, что вместе со строкой из отчёта ушли открытые сделки: в портале они на месте, просто в этот срез больше не попадают.

Агент показывает причину, а не подставляет правдоподобное число: сделки заводят напрямую, минуя стадию «заявка принята в работу», поэтому в одном показателе четыре записи, а в соседнем — двенадцать, и считать между ними нечего. Дальше решение ваше: либо стадию начинают проходить, либо показатель убираем из отчёта. Пустую клетку агент оставляет пустой и говорит, почему она пустая.

Сначала на бумаге, а не в настройках. Договариваемся, что считается клиентом, что — заявкой, а что — повторной продажей; какие стадии проходит сделка и что обязано быть заполнено, чтобы её можно было двинуть дальше. Отдельно проговариваем нестандартные ходы: например, запрос цены уходит второму человеку, а менеджеру в чат падает ссылка на этот запрос, чтобы ответ не потерялся по дороге. Настраивать портал начинаем после того, как схема согласована.

Агент собирает всё в один реестр: кто просил, что именно, к какому сроку, кто отвечает и на какой стадии. Одну и ту же просьбу, пришедшую в двух чатах, сводит в одну строку, а не заводит дважды. У каждого сотрудника — свой срез списка: только его задачи. Если из сообщения непонятен срок или ответственный, агент не придумывает их, а помечает строку как требующую уточнения.

Агент записывает маршрут как правило: кто согласует и в каком порядке, сколько рабочих часов есть у каждого шага, что происходит при отказе. Отдельно спрашивает то, что обычно всплывает уже в работе: возврат после правок идёт к тому, кто завернул документ, или в самое начало маршрута. Это два разных сценария, и выбираете их вы, а не портал по умолчанию. Согласованный маршрут переносим в Битрикс24.

Агент не оставляет ноль без объяснения. Он заходит в портал и проверяет напрямую, а в отчёте пишет, что именно там видит: за сегодня ни одного звонка, ни одной встречи, новых сделок в стадии «отправлено предложение» тоже нет. Ноль как проверенный факт и ноль как «данные не подгрузились» — это разные вещи, и в отчёте они выглядят по-разному: если источник прочитать не удалось, агент так и говорит и не рисует ноль вместо него.

Ответ на это виден в самом отчёте — отдельной строкой. Каждое утро агент заново открывает карточки всех открытых предложений и сверяет суммы, а не переносит вчерашнюю строку. Совпадает — так и пишет: сверено с карточками, расхождений нет. Без этой строки «цифры не изменились» и «цифры никто не открывал» читаются в отчёте одинаково.

С фотографии агент собирает форму заново и промахивается: то заголовки разделов мельче текста, то в строку влезает меньше слов, чем в образце. Владелец показывает пальцем — «посмотри, сколько текста помещается вот в этой строке», — и агент вместо очередной подгонки на глаз считает: в образце около 135 знаков, у него 95. Тогда он просит не фотографию, а сам файл. Из файла сразу видно то, чего на снимке не было: лист альбомный, а колонки ровно 24 и 115 знаков. Эти параметры агент записывает как эталон формы.

Агент не отвечает «у меня всё отображается». Он открывает свой же файл и находит причину: строка-отступ была совсем пустой, а такие строки часть программ при открытии просто схлопывает — поэтому у него отступ есть, а у владельца нет. Теперь в строке между разделами стоит непечатаемый символ, и она видна в любой программе.

Агент показывает, почему такого отчёта не выйдет. В карточке заявки поле «источник» имеет всего три значения, и при переносе из старой системы туда валом пометилось всё входящее: пропущенные звонки, рассылки от сервисов, спам про кэшбэк и настоящие заявки с сайта — 500 записей в одной куче. Собирать из этого отчёт бессмысленно, и агент говорит это прямо. Дальше предлагает починку: метки кампании не потеряны, они лежат текстом внутри служебного комментария — их надо разложить в отдельные поля карточки, и тогда разделение появится само. Ставит это задачей с ответственным и сроком.

Агент проверяет и признаёт ошибку прямо: он смотрел только текст ссылки в описании заявки, а метки кампании лежат в отдельных полях карточки — туда он не заглянул. После пересчёта обращений оказывается не одно, а семь, и картина меняется целиком: от общего потока за месяц это по-прежнему около двадцатой части, но кампания стартовала в его середине — а за дни, что она шла, это уже половина обращений. Отчёт переделывается с правильной разметкой источников.

Агент отвечает не только суммой, но и тем, что с ней не так: продажа была одна, а карточек по ней четыре — сделку размножили переносами между воронками, и в сводках она считается четырежды. Агент называет, какая карточка основная, а какие продублировались, и предупреждает, что итог по воронке завышен ровно на эту разницу. Заодно отмечает, что плановая дата закрытия просрочена по всем открытым сделкам сразу: даты просто не двигают, поэтому воронка не показывает реального положения.