Автоматизация отдела продаж: реестр обращений, сроки реакции и план/факт по каждому менеджеру

Агент разбирает снимок, заносит обращение в реестр, проверяет по реквизитам, что такого клиента там ещё нет, присваивает номер и ставит срок первой реакции. Одну плохо читаемую строку помечает как требующую проверки.

Агент присылает список с разбивкой по неделям и источникам — сколько пришло с сайта, сколько передали сотрудники — и отдельно показывает одно обращение, просроченное по сроку реакции.

Агент находит сделки без номера реестра и две карточки, заведённые на одного клиента, и присылает их списком с пояснением. Ничего не склеивает и не удаляет — ждёт вашего решения.

Менеджер получает свой план/факт: звонки, встречи и коммерческие предложения — план, факт и процент по неделям. Только его цифры, без сводки по отделу и без данных коллег.

Агент пересчитывает список и отвечает цифрой: большая часть строк — записи вида «пропущенный входящий», без компании, без предмета, без потребности. Обращение — это конкретный запрос, объект или потребность; строка, в которой нет ничего, кроме номера телефона, обращением не считается. Номер при этом не выбрасывается: он привязывается к клиенту, и вся история по нему уходит туда же. Отсечку агент предлагает поставить на входе, а не в момент сборки отчёта, — иначе пустые строки продолжат копиться в базе, просто перестанут попадаться на глаза.

Заводит. Реестр — это список потребностей, а не список готовых контактов: строка появляется по факту обращения, даже если связаться пока не с кем. Агент сохраняет всё, что известно — предмет, компанию, город, откуда пришло, — и помечает запись как требующую поиска контакта, вместо того чтобы бросить её пустой или не заводить вовсе. Пометка живёт в самой строке: искать такие записи нужно там же, где все остальные, отдельного списка агент не плодит.

У каждой записи всегда есть статус, ответственный и срок следующего действия — состояния «просто лежит» не бывает. Агент присылает те, по которым за оговорённый срок не менялся ни статус, ни комментарий. Из реестра при этом ничего не удаляется: запись уходит в архив только с указанной причиной, номер и история остаются, и если потребность вернулась — её достают обратно той же строкой, а не заводят заново.

Агент дописывает новые сведения в существующую строку с датой, а не заводит вторую: одна потребность одного клиента по одному объекту — это одна запись с одним постоянным номером. Если дубль всё-таки появился, агент показывает обе строки и предлагает объединить их, оставив более ранний номер: история переносится в него, вторая уходит в архив с пометкой «дубль» и ссылкой на основную. Склеивает он только после вашего подтверждения.

Агент выносит его отдельным блоком в каждую карточку — на одно и то же место, а не последней строкой в общем тексте. И разводит два разных источника: «следующий шаг» — это ваше собственное запланированное дело со сроком, как оно стоит в системе, а то, что предлагает сам агент, идёт соседней строкой с пометкой, что это его оценка. Просроченные дела помечены отдельно.

Агент проверяет и подтверждает: да, ошибка его. В обоих файлах лежал полный список по отделу — отбор по ответственному он применил к уже готовой выгрузке, а не при самом запросе данных, поэтому фильтр ни на что не повлиял. Дальше он не только пересобирает оба документа, но и пересчитывает итоги в шапке по отфильтрованному набору: если оставить «всего по отделу — двенадцать», сотрудник вычислит объём коллег по разнице со своими двумя.

Агент говорит прямо, что не может: команды на удаление уже отправленных сообщений у него нет, и он не станет делать вид, что вопрос закрыт. Вместо удаления — работа версиями: новый файл выходит с пометкой, какой именно документ он заменяет, и старый остаётся на месте как след. Кто вправе удалять переписку, решаете вы; агент удаления не инициирует.

Агент отказывается подбирать адресатов самостоятельно и просит подтвердить, куда именно отправлять. Логика простая: исходная ошибка была в том, что человек увидел чужие цифры, и ошибка в адресате сейчас повторила бы её в худшем виде. Как только адреса подтверждены, файлы уходят без дальнейших переспросов.

Агент убирает запись и записывает правило: тестовые отсекаются до подсчёта итогов, а не вычёркиваются из готовой таблицы — иначе цифра в шапке разойдётся со строками под ней. Заодно называет признаки, по которым будет их узнавать. У одного менеджера после отсева не остаётся ни одного обращения — и отчёт всё равно уходит: та же утверждённая форма, просто пустая, с пояснением. Это честнее, чем прислать ему шесть чужих строк.

Агент переносит отбор по сотруднику в сам сборщик отчёта — туда, где документ собирается, а не в шаг после сборки. И распространяет это не только на тот отчёт, где нашлась ошибка, а на все персональные документы, устроенные так же: сводку за день, реестр сделок, план/факт. Отдельно он предупреждает про слабое место, которое от этого не исчезает: у записей, импортированных из другой системы, ответственный может быть указан неверно — и отбор сработает по тому, что стоит в карточке.