Автоматизация бизнес-процессов с помощью ИИ

Агент заносит её в CRM, заполняет карточку клиента и готовит черновик ответа. Вы одобряете — письмо уходит, менеджеру ставится задача.

Черновик счёта по данным из вашей системы — на одобрение в Telegram. Сказали «ок» — документ готов к отправке.

Агент находит просроченные счета, готовит вежливые напоминания по вашему шаблону и показывает список — рассылка уходит после вашего одобрения.

Сводка из 1С и Битрикс24: сколько заявок обработано, что зависло, где нужен человек — обычным текстом, с отклонениями от прошлой недели.

Агент собирает карточку компании по открытым государственным реестрам: действующая ли она, с какого года зарегистрирована, чем занимается по документам, кто руководитель, есть ли судебные дела, исполнительные производства и признаки банкротства. Спорные места выносит наверх, а не прячет в конец списка.

Агент сверяет не название, а ИНН из счёта — он у каждой компании свой и не повторяется; если в счёте указан ещё и ОГРН, сверяет заодно и по нему. Показывает ту самую фирму, остальных однофамильцев отсеивает. Если ИНН не совпал ни с одной или его в счёте нет — говорит об этом прямо и не подставляет похожую. Границы у проверки честные: банковских счетов в реестрах нет вообще, поэтому совпадение ИНН показывает только то, какой компании принадлежит этот номер, — оно не подтверждает ни отправителя письма, ни счёт для перевода. Реквизиты для оплаты сверяйте по каналу, который пришёл к вам не из этого же письма.

Прежде чем считать, агент выравнивает состав. У одного в цену уже включена выгрузка на вашем складе, у остальных этой строки нет вовсе — значит, расход всё равно возникнет, и он выносит его отдельным вопросом, а не записывает им в экономию. Валюту приводит к рублям и подписывает, по какому курсу считал: если курс задан договором — по нему; если платите рублями по эквиваленту — по официальному курсу на день платежа; а если валюту придётся покупать и переводить — по курсу банка с его комиссией, он обычно выше официального. Рублёвый итог по такому предложению он подаёт как расчёт при выбранном курсе, а не как окончательную сумму, и отмечает, что при другом курсе порядок вариантов может измениться. Цены с НДС и без НДС не просто помечает, а приводит к одной базе: если вы принимаете НДС к вычету — сравнивает суммы без него, если нет — сравнивает итог с НДС. Слагаемые, одинаковые у всех, показывает отдельной строкой — на выбор они не влияют, а только увеличивают итоговые суммы.

Агент пересчитывает от факта и вслух отменяет собственный прежний вывод: до этого расчёт держался на оценке, теперь на ваших данных, и вариант, который выигрывал, больше не выигрывает. Заодно показывает, какая величина сильнее всего двигает итог, и предлагает уточнять дальше именно её.

Агент пересчитывает не только вчерашний день, а всю текущую неделю целиком: данные в системы попадают задним числом, и без пересчёта неделя навсегда осталась бы недосчитанной. К отчёту он прикладывает список изменений — где цифра выросла, где добавилась новая сделка, а где сумма стала меньше, потому что её поправили в карточке. Последнее он не прячет: пишет, какая сумма была и какая стала, чтобы падение читалось как исправление прежней завышенной цифры, а не как потеря.

Новую версию агент присылает с номером и сам удаляет предыдущую — в переписке остаётся один файл, а не лесенка из почти одинаковых. В сообщении он пишет, что именно заменил и чем версии отличаются. Если отчёт как раз пересобирается, он говорит и это: файл, открытый на экране, собран полчаса назад и через минуту устареет.

Агент не подставляет правдоподобное число и не выбрасывает строку: он показывает, что в карточке сумма не заполнена, и называет, у кого спросить. Так же он поступает с пустотой в целом разделе — если за неделю не зафиксировано ни одной встречи, он пишет, что в системе их нет, и отдельно отмечает, что это утверждение о данных, а не о людях: встречи могли пройти и просто не попасть в систему.

Главные цифры и список изменений агент кладёт прямо в сообщение — их видно с телефона, не открывая файл. Сам отчёт приходит следом: он нужен, когда цифра вызвала вопрос и надо посмотреть, из чего она сложилась.

Агент заводит карточку и присваивает ей короткий номер с датой внутри — на такой удобно сослаться голосом. И сразу говорит, чего в заявке не хватает: телефон и почту звонившего вы не назвали, а код номенклатуры он ставить не стал — «холодильный шкаф» в вашем справочнике распадается на три вида. Называет тот, который считает подходящим, и ждёт подтверждения, вместо того чтобы поставить любой и получить заявку, которую потом не найти по фильтру.

Агент ставит задачу с пометкой «срочно», исполнителем и сроком, а норматив реакции по самой заявке пересчитывает под ваше поручение: в карточке появляется не «сегодня», а конкретное время — и в том часовом поясе, где работает тот, кто будет звонить. Следующий шаг он записывает словами, чтобы через день было видно, на чём остановились. И отдельной строкой пишет, чего делать не стал: в личные сообщения сотрудникам агент не пишет — если нужен сигнал в рабочий чат отдела, назовите чат, отправит туда.

Задача создана, но агент отдельным блоком перечисляет, что он в поручении додумал: исполнителем поставил вас, потому что ответственного вы не назвали, а этой компании в базе заявок нет — привязать задачу не к чему; «начало октября» превратил в конкретную дату и говорит, в какую именно. Оба допущения помечены «поправьте, если не так» — одного сообщения в ответ хватает, чтобы он переназначил.

По каждой — кто обратился, что нужно, кто ответственный, когда поступила и до какого времени истекает срок реакции. А следом то, чего в них не хватает для проверки контрагента: у одной не заполнен ИНН, у второй нет даже названия компании — только имя и мессенджер для связи. Агент не подставляет правдоподобное и предлагает собрать такие пробелы отдельным списком, чтобы закрывать их пачкой, а не по одной.

Агент отвечает не «те, у кого есть доступ», а перечисляет по ролям: постановщик, исполнитель, его руководитель и те, кому вы сами открыли сквозной доступ. Ту же строчку он пишет сразу при постановке, не дожидаясь вопроса, — чтобы поручение, отданное одной фразой в чате, не оказалось видно шире или уже, чем вы предполагали.

Агент записывает маршрут с ваших слов и тут же сверяет его с тем, что фактически стоит в настройках. Находит три расхождения и показывает списком. Потом перечитывает настройки ещё раз — и вслух снимает два из трёх: тот, кто начинает согласование, в этой системе хранится не отдельным шагом, а просто как автор документа, значит маршруты сходятся один в один. Настоящее расхождение остаётся одно: третьего маршрута, для прочих документов, в настройках нет вовсе.

Создавать учётные записи агент не может: этот раздел открыт только администратору, и он говорит об этом прямо, а не пробует наугад и не молчит. Вместо отказа ставит задачу администратору и перечисляет, чего в вашем сообщении не хватает: по одному нику учётку не завести — нужны фамилия и имя, рабочая почта для входа, роль и отдел. Заодно пишет, кто эту задачу увидит и что мессенджер человек привязывает себе сам.

Прежде чем заводить, агент смотрит, нет ли такого человека уже. Оказывается, есть, и роль у него ровно та, которую вы назвали: вторая карточка дала бы двух одинаковых людей в маршрутах. Он находит единственное, чего в записи правда не хватает, — пустую рабочую почту — и просит дописать её в существующую карточку. И предлагает: будете добавлять остальных — сначала сверю по списку, кто уже заведён, чтобы не плодить дубли.

Агент записывает требование и задаёт встречный вопрос по смыслу: «отклонить» и «вернуть на доработку» — это одно решение или два разных? Если отказ окончательный и документ дальше не идёт, выбор точки возврата к нему неприменим и относится только к доработке. Вы отвечаете — и решений на шаге получается три, а не четыре. У первого согласующего вариант «вернуть предыдущему» при этом просто не показывается: предыдущего у него нет.

Записано — и следом агент называет следствие: на этом шаге процесс упирается в одного человека, и пока его нет, ни один договор не дойдёт до статуса «согласован», сколько бы людей его ни одобрило. Предлагает назначить заместителя. Вы называете кого — и агент снова не молчит: этот сотрудник уже согласует тот же документ на более раннем шаге, то есть при замещении окажется и тем, кто одобряет, и тем, кто загружает. Нормально ли такое совмещение — решать вам, он только показывает. Отдельно напоминает, что этот же человек, по вашим же словам, скоро меняет должность, и держит это в задаче, чтобы не потерялось.

Агент сверяется с тем, что вы утверждали месяцем раньше, и предупреждает: там решений на шаге было четыре, а теперь их три — значит это не «сделать поле обязательным», а переделка самого экрана, и сроки другие. И честно добавляет, чего он не знает: часть этого, возможно, уже сделана, но в работающей системе он не проверял, поэтому не утверждает, а просит подтвердить.

Данные для листа уже есть — он собирается из истории согласования. Но агент сразу называет то, обо что лист споткнётся: в системе у сотрудника есть роль, а в листе нужна должность, и это не одно и то же. Роль — внутреннее понятие программы, и подставлять её в документ вместо «финансового директора» он не станет; нужно отдельное поле. Так же с номером договора: у документа он есть, но живёт в имени приложенного файла, а не в поле карточки, поэтому в шапке листа стоит прочерк. Выдумывать номер агент не будет — заполните поле, и он подставится сам. Лист можно пересобрать, если данные изменились уже после выпуска; прежний файл при этом не удаляется.